İSTGÜVEN İSTANBUL GÜVENLİK AŞ
6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA AYDINLATMA METNİ
İstgüven İstanbul Güvenlik AŞ (“İstgüven AŞ”, “Şirket”), yürütmekte olduğu faaliyetler nedeniyle kişisel verilerinizin işlenmesinde 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)’na uygun olarak her türlü teknik ve hukuki tedbiri almaktadır. İlgili kişiler, kişisel verilerinin işlenmesi, üçüncü kişilere aktarılması, kişisel veri toplamanın hukuki sebepleri ile KVKK’da yer alan hakları konularında detaylı bilgiye aşağıdaki aydınlatma metninden ulaşabilirler.
A - Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz aşağıdaki durum ve koşullarda veri sorumlusu ya da atayacağı gerçek/tüzel kişiler tarafından işlenebilmektedir.
- 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve ilgili mevzuat uyarınca İstanbul Büyükşehir Belediyesi’nin (“İBB”) görev ve sorumlulukları kapsamında gerçekleştirilecek hizmetlerin ifası amacıyla,
- Şirketimiz ve İBB arasında iletişim ve işbirliğinin sağlanması, koordinasyonun temini, ortak iş alanlarının yürütülmesi, müşterilerimizin ve çalışanlarımızın ihtiyaçlarının belirlenmesi, sözleşme ile ilgili yükümlü olunan edimlerin yerine getirilmesi, iş sağlığı ve güvenliği ile iş sürekliliğinin temini, ortak veri tabanı oluşturulması, ortak veri tabanının işlerliğinin kolaylaştırılması, iletişim kolaylığının sağlanması, marka ve itibar yönetimi amacıyla,
- Şirketimiz, İBB ve İBB’ye bağlı diğer iştirak şirketleri tarafından üretilen, sunulan ürün ve hizmetlerin ticari/kamu ve sosyal amaçlarımızın gerçekleştirilmesi doğrultusunda sağlıklı bir şekilde tüketicelere, tedarikçilere, iş ortaklarımıza, kamu kurumlarına ulaştırılmasını temin amacıyla,
- İlgili kanunlar gereği ve sözleşmesel yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla,
- Mevzuat uyarınca Şirketimizin ticari defterlerinin, faturalarının, ihalelerinin, çek ve bordrolarının düzenlenebilmesi ve bu işlemlere ait süreçlerin doğru bir şekilde yürütülmesi amacıyla,
- Mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimiz kapsamında iş sağlığı ve güvenliği için gerekli önlemlerin alınması, eğitim süreçlerinin planlanması ve yürütülmesi, sağlık ile ilgili hususlarda erken müdahalenin yapılabilmesi amacıyla,
- Gerekli kalite ve standart denetimlerimizin yapılabilmesi ya da kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş sair yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla,
- Mevzuatta veya kabul ettiğimiz politikalarda meydana gelen değişikliklerin bildirilmesi veya veri sahibini ilgilendiren bildirimlerin yapılması amacıyla
- Şirketimizin taraf olduğu sözleşmelerin eksiksiz ifası ve bu sözleşmelerde karşı tarafların sözleşmeleri eksiksiz ifa ettiklerinin kontrolü amacıyla,
- Hizmetlerimizi iyileştirmek, geliştirmek, çeşitlendirmek ve ticari ilişki içerisinde olduğumuz gerçek/tüzel kişilere alternatifler sunabilmek amacıyla,
- Şirketimiz ile ticari ilişki içerisinde olan gerçek/tüzel kişilerin hukuki güvenliğinin sağlanması amacıyla,
- Hizmet sonrası yükümlülüklerimizi yerine getirebilmek amacıyla,
- Ticari satın alma ve kurumsal yazışmalarımızın yürütülmesi amacıyla,
- Çalışanlarımızın, misafirlerimizin ve Şirketimize ait binaların güvenliğinin, kamera kaydı ve sair güvenlik önlemleri ile sağlanabilmesi ve giriş-çıkışların kontrol edilebilmesi amacıyla,
- Çalışan adaylarımızın işe alım süreçlerinin değerlendirilmesi, çalışanlarımızın özlük dosyalarının oluşturulması ve Şirketimizin İnsan Kaynakları politikalarının sürdürülmesi amacıyla,
- Çalışanlarımıza teslim edilen araç ve gereçlerin verimli ve etkili kullanılmasını sağlamak amacıyla,
-
Şirketimiz tarafından düzenlenen/katılım sağlanan toplantı, seminer, eğitim ve diğer sosyal organizasyonlar, ödül törenleri, kurumsal toplantılarda çekilen fotoğraflar ve videolar; Şirketimizin ve etkinliğin tanıtımı, duyurulması ve kamuoyunun bilgilendirilmesi amacıyla,
- Çalışanlarımızın moral ve motivasyonunun, performans düzeyinin, memnuniyetlerinin, birbirleriyle ve Şirketimiz ile olan etkileşimlerinin artırılması amacıyla,
- İş yerinde meydana gelebilecek olaylarda denetim ve disiplin sürecinin işletilebilmesi amacıyla,
-
Çeşitli raporların, araştırmaların ve sunumların hazırlanması, acil durum yönetim süreçlerinin planlanması, finans ve muhasebe işlerinin takibi, Şirketimiz nezdinde güvenliğin temin edilmesi amacıyla,
- Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi amacıyla,
- Şirketimizi ziyaret eden misafirlerimizin internete erişiminin sağlanması amacıyla,
- İnternet sitemizin ziyaret edilmesi durumunda istatiksel verilerin oluşturulması, ziyaretçi bilgilerinin kaydedilmesi ve geri dönüşlerin sağlanması amacıyla,
- Ses ve arama kayıtları çağrı merkezlerimizle ya da şirket telefonlarımızla iletişim sağlanması halinde, iletişimin tespiti ve içeriğin belirlenebilmesi amacıyla,
- ERP, EBYS ve diğer platformlar aracılığıyla özlük faaliyetlerinin daha etkin biçimde yerine getirilebilmesi amacıyla.
B - Kişisel Verilerin Aktarılması
İşlenen kişisel verileriniz yukarıdaki amaçlar ve KVKK’nın belirlediği koşullar çerçevesinde:
- Kamusal hizmetlerimizin/ticari faaliyetlerimizin yerine getirilebilmesi, sürekliliğinin ve koordinasyonun sağlanabilmesi amacıyla, iş ortaklıklarımıza ya da İBB ve İBB İştirak Şirketlerine,
- Ortak veri tabanı oluşturulması ve işlerliğinin kolaylaştırılması, iletişim kolaylığının sağlanması, marka ve itibar yönetimi amacıyla kurumsal olarak bağlı olduğumuz İBB ve İBB İştirak Şirketleri ile tedarikçi ve çözüm ortaklarımıza,
- İlgili mevzuat hükümlerine istinaden kamusal hizmet niteliğindeki faaliyetlerimizin denetimi amacıyla İBB, Sayıştay ile yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına, ilgili sözleşmeler kapsamında denetim firmalarına, özel entegratör firmalarına, bağımsız denetim firmalarına,
-
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,
-
Kamusal nitelikteki hizmetlerimize ve ticari faaliyetlerimize ilişkin stratejilerin hazırlanması ve uygulanması amacıyla tedarikçilerimize,
-
Şirketin bilinirliğini ve değerini artırmak, internet altyapısını geliştirmek ve güncelliği korumak amacıyla özel ve kamu tüzel kişiliklerine,
- Geçerli hukuki sebebe dayanarak referans talep eden üçüncü kişi ve kurumlara,
- Şirketimizin faaliyet konularını ve kamusal hizmetlerini gerçekleştirebilmek amacıyla iş birliği içinde olduğumuz gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarına,
- Bankacılık ve finans işlemlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla banka ve finans kurumlarına ve iş ortaklarımıza,
-
Kalite standartlarımızın yükseltilmesi, maliyetlerin düşürülmesi, yasal yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla mali, ticari, yönetim, insan kaynakları ve çeşitli alanlarda uzman danışmanlık firmalarına,
- Reklam ve tanıtım süreçlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla iş ortaklarımıza ve tedarikçilerimize,
- Etkinlik, konferans, kutlama ve benzeri sosyal etkinliklerin gerçekleştirilmesi amacıyla İBB’ye, İBB İştirak Şirketlerine ve bu alanda faaliyet gösteren hizmet alınan firmalara,
-
Çalışanlarımıza sağlanacak yemek, hediye, promosyon ve benzeri hizmetlerin yürütülebilmesi için ilgili yemek firması ve organizasyon firmalarına,
- Acil tıbbi müdahaleler ve iş sağlığı ve güvenliği yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla İş sağlığı ve güvenliği şirketlerine, hastanelere ve sağlık kuruluşlarına,
- Tamir, bakım, onarım ve servis hizmetleri yürüten çözüm ortağı şirketlere, tedarikçilerimize ve bu alanda faaliyet gösteren firmalara,
- SAP, CRM, ERP, QDMS, Devriye, IOMA vb. işletim sistemleri ve bilgisayar programlarının veri tabanlarının oluşturulması, program işlerliğinin sağlanması ve programın bakım ve onarımının yapılabilmesi amacıyla, yurt içi ve yurt dışında kurulu yazılım firmalarına ve teknoloji şirketlerine,
- Güvenlik, teknoloji ve bulut hizmetleri kapsamında dijital verilerin yurt içi ve yurt dışında kurulu bu hizmetleri veren kurum/kuruluşlara, aktarabilmekteyiz.
C -Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, Şirketimiz veya Şirketimiz adına veri işleyen gerçek/tüzel kişiler tarafından, başvuru formları, 153 çözüm merkezi, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, sosyal medya uygulamaları, İBB ve diğer İştirak Şirketlerinden, tedarikçilerimizden ve iş ortaklarımızdan gelen yazılı, sözlü ve dijital bildirimler, çağrı merkezleri ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile açık rızanız ya da KVKK’da öngörülen diğer veri işleme şartları kapsamında toplanmaktadır. Bu bilgiler, ticari ve idari faaliyetlerimizin, yasalar çerçevesinde sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin kamusal nitelikteki hizmetlerini yürütebilmesi, ticari hayatını sürdürebilmesi, yasalardan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amaçlarıyla edinilir.
D - Kişisel Verilerin Saklanması ve İmha Edilmesi
Şirketimiz, kişisel verileri, kişisel verilerin işlenmesi amacı doğrultusunda, işleme amacıyla orantılı bir şekilde saklamaktadır. Kişisel veriler, işlenme amacının ve/veya sebebinin ortadan kalkmış olması durumunda ilgili mevzuatın gerektirdiği süre sonuna kadar saklanmaktadır. Kişisel verilerin işlenme amacı ve sebebi ortadan kalktığında, yasalardan kaynaklanan yükümlülüklerimizin temini için gerekli zamanaşımı süreleri tamamlandığında kişisel veriler imha edilecektir. Kamusal hizmetten kaynaklanan istisna kapsamındaki kişisel verilerin imha edilmesi ve anonim hale getirilmesi bağlı bulunduğu yasal mevzuat çerçevesinde gerçekleştirilecektir.
E - İlgili Kişinin Hakları
Her ilgili kişi, KVKK’nın 11. maddesi uyarıca aşağıdaki haklara sahiptirler:
- Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
İlgili kişi bu haklarına ilişkin taleplerini Şirketimizin aşağıda yazılı adresine noter aracılığıyla göndereceği ihtarname ile veya kimlik ibraz etmek suretiyle şahsen başvuru yöntemiyle yazılı olarak bildirebilir. ilgili kişinin talepleri en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır. Kamuoyuna saygılarımızla arz olunur.
F - Veri Sorumlusunun Kimliği